Rekisterinpitäjänä toimii Codecrew Ry, joka tarjoaa Moya-järjestelmää tapahtumajärjestäjien käyttöön. Moyaan ei kerätä tietoa ulkopuolisista lähteistä. Tietolähteinä toimivat käyttäjän itse järjestelmään syöttämät tiedot, tapahtumien asiakaspalvelijoiden syöttämät tiedot, sekä järjestelmän automaattisesti keräämä data. Käyttäjä voi tarkistaa ja päivittää omat tietonsa kirjautumalla järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan. Käyttäjän henkilötietoja säilytetään järjestelmässä 2 vuotta viimeisestä sisäänkirjautumisesta, jonka jälkeen tunnus suljetaan ja henkilötiedot poistetaan pysyvästi järjestelmästä. Käyttäjä voi pyytää myös rekisterinpitäjältä tunnustensa sulkemista. Tunnusten sulkemisen jälkeen poistetut tiedot säilyvät järjestelmästä automaattisesti otettavissa varmuuskopioissa noin puoli vuotta.
Järjestelmän käyttäminen on kiellettyä alle 13-vuotiailta, ilman huoltajan suostumusta.
Rekisterin käsittelijöinä toimivat tapahtumia järjestävät organisaatiot, joiden tulee huolehtia järjestelmää organisaation edustajana käyttävien henkilöiden riittävästä koulutuksesta vaitiolovelvollisuutta ja henkilötietojen asianmukaista käsittelyä koskien. Kaikkien rekisteriä käsittelevien henkilöiden tulee kirjautua järjestelmään omilla henkilökohtaisilla tunnuksillaan. Tapahtumajärjestäjän tulee huolehtia mahdollisesti toisiin järjestelmiin siirrettävien tietojen asianmukaisesta säilytyksestä ja hävityksestä. Rekisterin käsittelijät eivät saa käyttää rekisterin tietoja muuhun kuin kyseisen tapahtuman järjestämistä varten tarvittaviin tehtäviin, ilman tietojen omistajalta erikseen pyydettävää valtuutusta.
Tapahtumajärjestäjällä voi olla järjestelmässä useampia tapahtumia. Rekisterin käsittelijällä on oikeus käsitellä käyttäjän tietoja kyseiseen tapahtumaan liittyvissä tehtävissä kun käyttäjä on liitetty tapahtumaan. Käyttäjä voidaan liittää tapahtumaan seuraavilla tavoilla:
Tapahtumien järjestämiseen liittyvät toiminnot, esimerkiksi lipunmyynti, paikanvaraus ja tiedottaminen.
Maksuliikenteeseen käytetään ulkopuolista palveluntarjoajaa, eikä mitään maksukorttien tai pankkitunnusten tietoja käsitellä tai tallenneta rekisterissä. Järjestelmässä ei myöskään käsitellä henkilötunnuksia.
Järjestelmään tallennettavia henkilötietoja ovat:
Pakollisia tietoja joita tarvitaan käyttäjien tunnistamiseen, ja tapahtumaan liittyvään viestintään
Vapaaehtoisia tietoja käytetään helpottamaan tapahtuman järjestämiseen liittyviä toimia, sekä tuomaan järjestäjille tietoa tilastojen muodossa esimerkiksi tapahtuman kävijöiden ikä ja sukupuolijakaumasta sekä maantieteellisestä sijainnista.
Tietoja käytetään ongelmatilanteiden ja väärinkäytösten selvittämiseen. Automaattisesti kerättäviä henkilötietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän toimesta nimetyt järjestelmän ylläpitäjät.
Järjestelmässä käytetään evästeitä.
Kävijän itse antamat tiedot, tapahtuman asiakaspalvelijan asiakkaasta syöttämät tiedot, sekä verkkopalvelun automaattisesti keräämä analysointia tukeva aineisto.
Moyaa käyttävät tapahtumat.
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteri on suojattu yleisesti käytössä olevilla teknisillä suojakeinoilla. Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Rekisteri sijaitsee suojatulla palvelimella fyysisesti turvallisessa, lukitussa ympäristössä.
Henkilötietolain 26 §:n mukaisesti asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee toimittaa kirjallisena ja allekirjoituksella varustettuna. Omat tiedot voi tarkistaa, ja tarvittaessa päivittää myös verkkopalvelun kautta